Comment puis-je inclure la valeur de la colonne version de sharepoint dans un document word?
j'essaie de trouver un moyen d'afficher le contenu de la colonne version à partir de SharePoint (c.-à-d. la valeur qui change chaque fois qu'un fichier est coché) comme un champ (ou quelque chose de similaire) à l'intérieur d'un document Word.
idéalement, j'aimerais savoir comment configurer SharePoint pour que je puisse cliquer sur quelque chose comme" Insert > Quick Parts > document Property > Version", et qu'il inclue la version dans le document. L'objectif est de rendre plus facile pour quelqu'un de corréler un imprimé version d'un document avec l'historique de version de SharePoint.
I j'ai pu ajouter des colonnes de texte modifiables au document content-type et les faire apparaître comme des parties rapides de propriété de document. J'ai aussi pu ajouter une colonne calculée qui obtient la version sous forme de chaîne de texte... toutefois, cette colonne calculée n'est pas affichage en Word comme propriété de document. (Je suis peut-être manque un paramètre sur la colonne calculée)
8 réponses
C'est une façon d'obtenir la version de votre document, c'est un peu douloureux pour le faire fonctionner...
- activez les types de versions et de contenu sur votre bibliothèque de documents.
- allez dans Paramètres de la bibliothèque de documents et sélectionnez les types de contenu dans lesquels vous voulez que la version apparaisse.
- sélectionnez Paramètres des politiques de gestion de l'Information dans le menu Type de contenu.
- Sélectionnez définir une politique et cliquez sur .
- cliquez sur la vérification "activer L'étiquette" boîte
- ne cochez pas les deux autres cases de la section étiquettes.
dans le champ Format de L'étiquette, entrez les champs de métadonnées dans le format suivant:
Version : {Version} \nDéfinir l'apparence de l'étiquette et cliquez sur aperçu.
- Cliquez sur le bouton au bas de la page.
- retournez à la bibliothèque et créez un nouveau document en utilisant le type de contenu que vous avez modifié.
- Enregistrez le fichier sous Word 2007 format.
- Sélectionnez l'onglet insérer
- sélectionnez les parties rapides à partir du Menu Ruban et passez au-dessus de la propriété document
- sélectionnez étiquette dans la liste des propriétés
- cela devrait afficher les métadonnées définies dans votre étiquette comme un champ dans votre document word. Le champ sera mis à jour automatiquement lorsque vous ouvrez le document.
- enregistrer.
cela nécessite de configurer SharePoint et votre document Word.
POUR CONFIGURER LA BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENTS DE SHAREPOINT:
- allez à la bibliothèque de documents où vous prévoyez stocker vos documents contrôlés par version.
- cliquez sur Paramètres > Paramètres de la bibliothèque de documents
- cliquez sur "Paramètres de version" et assurez-vous que vous avez soit "créer des versions majeures" ou "créer des versions majeures et mineures (draft) version."
- cliquez sur OK.
- cliquez sur" Paramètres de la Politique de gestion de l'Information"
- si votre bibliothèque peut gérer plusieurs types de contenu, Vous en verrez une liste. Cliquez sur"Document". S'il ne peut traiter qu'un seul type de contenu, sauter cette étape.
- Sélectionner "Définir une politique..."et cliquez sur OK.
- cochez la case" Activer les étiquettes", mais ne cochez aucune des deux autres cases de cette section.
- Tapez
{Version}dans le Boîte "format étiquette". - (optionnel) vous pouvez formater l'étiquette de version.
- Cliquez sur le bouton "Rafraîchir" pour voir un aperçu de votre étiquette de version. Il va dire quelque chose comme {_UIVersionString}
- lorsque vous êtes satisfait de l'apparence de l'étiquette, cliquez sur OK.
- pour en revenir À votre bibliothèque de documents, cliquez sur la bibliothèque de documents dans le fil d'ariane en haut de la page.
à CONFIGURER VOTRE DOCUMENT WORD:
- créer un nouveau document dans la bibliothèque, ou de les télécharger.
- ouvrez le document et modifiez-le.
- placez le curseur là où vous voulez que l'étiquette de la version apparaisse.
- aller à la page D'accueil > parties rapides > proprià © tà © du Document > à ‰ tiquette
- l'étiquette de version "{_UIVersionString} " apparaîtra dans le document.
- sauvegardez le document (et choisissez la version suivante). Vous êtes tous ensemble!
- Si vous voulez le tester, fermez le document et de le rouvrir. La version mise à jour apparaîtra automatiquement lorsque vous mettez l'étiquette de version.
ces instructions étaient basées sur la réponse D'Erwin.
J'ai suivi les instructions de Rachel et elles ont bien fonctionné. Cependant, la saisie de cette mise à jour dans le document crée un problème si vous voulez faire des signatures électroniques. Par exemple, si votre version est 1.6 et que vous décidez que c'est celle que les gens doivent signer, vous constaterez que lorsqu'ils la signeront, le document sera sauvegardé en version 1.7. Lorsque vous ouvrez à nouveau le document, la version 1.7 ne correspond pas à la version autorisée de 1,6 et vous serez informé que toutes les signatures invalide.
IMPORTANT: Dans SP2010, vous ne pouvez pas enregistrer en tant que modèle de site lorsque les étiquettes sont activées dans une bibliothèque de documents sous Paramètres de la Politique de gestion de l'Information. La bibliothèque de documents sera corrompue et même si nous désactivons la politique, la fonction Enregistrer comme modèle de site est toujours cassée. La seule solution semble être de supprimer définitivement et de reconstruire la liste.
le champ RevNum auquel je pense que jaloplo fait référence n'est pas le même que le numéro de version du document SharePoint. Il met à jour chaque fois que vous sauvegardez le document, mais semble conserver son propre système de numérotation des révisions, en corrélation (mais indépendante) avec le système de numérotation SharePoint version.
Essayez de créer un champ calculé dans un type de contenu personnalisé. Le champ peut être égal à la Version. Cela vous donnera la possibilité de l'ajouter comme propriété dans le document. Cela ne fonctionne bien qu'avec Office 2007 docs.
une Fois qu'un type de contenu personnalisé est créé, vous créez un nouveau document basé sur le type de contenu. Après avoir créé le document, vous pouvez extraire le panneau d'information du document et le sauvegarder. C'est un formulaire de chemin d'information, donc vous pouvez le personnaliser si nécessaire et télécharger le panneau personnalisé au type de contenu.
la réponse D'Erwin est évidente, mais je voulais laisser cela au cas où quelqu'un rencontrerait le même problème que moi. Si vous essayez de définir l'étiquette pour la version sur le type de contenu de la collection du site plutôt qu'au niveau de la bibliothèque de documents, vous obtiendrez l'erreur "la référence de l'étiquette, Version, n'a pas pu être trouvée."lors de la prévisualisation ou de la sauvegarde de la Politique D'Information. De plus, vous ne pourrez pas sauvegarder une politique au niveau de la bibliothèque de documents si vous en avez déjà défini une au niveau du contenu de la collection du site. type de niveau. être réglé sur "None" sur le site de collecte type de contenu. Ça aurait dû être évident pour moi depuis le début, mais ça ne l'était pas, et peut-être que ça aidera quelqu'un d'autre.
toutes les colonnes d'une bibliothèque de documents sont des propriétés de document pour un document word. Pour prendre la version du document, vous devez afficher les propriétés du document et ensuite sélectionner "Propriétés avancées". À ce moment, vous verrez la fenêtre des propriétés du document classique et vous pourrez voir la propriété "Version" dans le dernier onglet.
ainsi, vous pouvez ajouter la valeur de cette propriété à votre document à l'endroit que vous voulez, par exemple, le pied de page.